Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

RGPD – BDSG – TDDDG

1. Informations générales

La protection de vos données personnelles est importante pour nous. La présente Politique de confidentialité et de protection des données personnelles explique comment vos données sont traitées lorsque vous consultez le site www.otelx.de, lorsque vous nous contactez ou lorsque vous réservez un service de voyage par l’intermédiaire de OtelX.

Vos données personnelles sont traitées conformément à la législation applicable en matière de protection des données, notamment au Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD), à la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) et à la loi allemande sur la protection des données dans les télécommunications et les services numériques (TDDDG).

OtelX agit en qualité d’intermédiaire de voyages. En principe, OtelX n’est pas un organisateur de voyages à forfait agissant en son propre nom. Les prestations de voyage, telles que les hôtels, les vols, les voyages à forfait, les transferts, les locations de voitures, les excursions et les activités, sont fournies par des prestataires tiers. OtelX facilite la conclusion de la réservation entre le client et le prestataire concerné.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

Otovia GmbH

Nom commercial : OtelX

Adresse : Holzener Str. 83, 58708 Menden, Allemagne

Directeur général : XXXXXX

Registre du commerce : Amtsgericht XXXXXX, HRB XXXXXX

Téléphone : +49 163 0198812

E-mail :[email protected]

Réservations :[email protected]

Site internet :www.otelx.de

Vous pouvez envoyer vos demandes relatives à la protection de vos données personnelles à [email protected].

3. Données personnelles que nous traitons

Selon le service utilisé et la nature de votre réservation, nous pouvons notamment traiter les données personnelles suivantes :

• Prénom, nom, civilité et date de naissance,
• Adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail,
• Nationalité et informations figurant sur le passeport ou la pièce d’identité,
• Numéro de passeport, date de délivrance et date d’expiration,
• Informations relatives aux autres voyageurs inclus dans la réservation,
• Préférences concernant les vols, hôtels, transferts, locations de voitures et autres prestations de voyage,
• Dates d’arrivée et de départ, itinéraire et destination,
• Numéros de réservation, de transaction, de billet ou de confirmation,
• Informations de facturation et de paiement,
• Montant, devise, statut du paiement et informations concernant les remboursements,
• Demandes, réclamations et correspondances avec le service clientèle,
• Communications par e-mail ou WhatsApp Business,
• Adresse IP, date et heure de connexion,
• Informations relatives au navigateur, à l’appareil, au système d’exploitation et à la connexion,
• Journaux de serveur, de sécurité et d’erreurs,
• Préférences relatives aux cookies et, si nécessaire, données de cookies.

Si vous nous informez d’un besoin en matière d’accessibilité, d’une mobilité réduite, d’une allergie, d’un régime alimentaire particulier ou d’une autre exigence liée à votre santé, nous pouvons également traiter des catégories particulières de données personnelles concernant votre santé. Ces données ne sont traitées que dans la mesure nécessaire à l’exécution de votre demande et lorsqu’une base juridique appropriée existe.

Si vous fournissez des informations concernant d’autres voyageurs lors d’une réservation, il vous appartient d’informer ces personnes que leurs données seront traitées par OtelX et les prestataires de voyage concernés.

4. Sources des données personnelles

Nous pouvons obtenir vos données personnelles à partir des sources suivantes :

• Champs de recherche, de contact et de réservation remplis sur notre site,
• Communications par téléphone, e-mail ou WhatsApp Business,
• Informations fournies lors du processus de réservation,
• Informations communiquées par un autre voyageur ou par la personne effectuant la réservation,
• Hôtels, compagnies aériennes, voyagistes, sociétés de transfert, entreprises de location de voitures et autres prestataires de voyage,
• Fournisseurs de systèmes de réservation proposant leurs services au moyen de connexions XML, API ou de connexions techniques similaires,
• Prestataires de services de paiement tels que PayPal et Stripe,
• Journaux de sécurité, de serveur et journaux techniques de notre site.

5. Finalités et bases juridiques du traitement

5.1. Préparation et exécution des réservations

Nous traitons vos données personnelles afin de :

• Rechercher et afficher des prestations de voyage,
• Vérifier les prix et les disponibilités,
• Traiter votre demande de réservation,
• Transmettre votre réservation au prestataire concerné,
• Établir des confirmations de réservation, billets ou vouchers,
• Traiter les modifications, annulations et remboursements,
• Assurer une assistance clientèle avant et après le voyage.

La base juridique de ce traitement est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD, dans la mesure où il est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Lorsque la réservation est effectuée par une autre personne ou que les données ne sont pas directement recueillies auprès de la personne concernée, le traitement peut reposer sur notre intérêt légitime à exécuter la réservation conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

5.2. Respect des obligations légales

Nous pouvons traiter vos données personnelles afin d’établir et de conserver les factures et documents comptables, de respecter nos obligations fiscales, de répondre aux demandes légitimes des autorités compétentes et de conserver les documents commerciaux.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD, lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale.

5.3. Communication avec les clients et traitement des demandes

Nous traitons vos coordonnées et le contenu de vos messages afin de répondre aux questions, demandes de réservation, réclamations et autres demandes.

Lorsque la communication concerne une réservation existante ou envisagée, la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. Pour les demandes générales, le traitement repose sur notre intérêt légitime à assurer une communication appropriée avec nos clients conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

5.4. Fonctionnement et sécurité du site

Nous pouvons traiter les adresses IP, données de connexion, informations de serveur et journaux de sécurité afin de garantir le fonctionnement sécurisé, stable et sans erreur de notre site, de prévenir les utilisations abusives et les cyberattaques, et de détecter et résoudre les problèmes techniques.

La base juridique est notre intérêt légitime à exploiter notre site de manière sécurisée conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

5.5. Traitements fondés sur le consentement

Lorsqu’un traitement ne peut être effectué qu’avec votre consentement, sa base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD et, pour les catégories particulières de données personnelles, l’article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir. Le retrait du consentement ne porte pas atteinte à la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

6. Prestataires de voyage et systèmes de réservation

Afin d’exécuter votre réservation, les données personnelles nécessaires peuvent notamment être transmises aux destinataires suivants :

• Hôtels et autres établissements d’hébergement,
• Compagnies aériennes et autres entreprises de transport,
• Voyagistes,
• Prestataires de transferts,
• Entreprises de location de voitures,
• Prestataires d’excursions, de visites et d’activités,
• Systèmes mondiaux de distribution et de réservation,
• Plateformes fournissant des produits de voyage au moyen de connexions XML ou API,
• Représentants locaux des prestataires concernés.

Selon la réservation, les informations transmises peuvent notamment comprendre le prénom, le nom, la date de naissance, les coordonnées, les informations du passeport, les dates du voyage, l’itinéraire, le numéro de réservation et les demandes particulières.

L’hôtel, la compagnie aérienne, le voyagiste ou tout autre prestataire fournissant le service de voyage peut traiter les données transmises sous sa propre responsabilité. Ces prestataires peuvent avoir leurs propres politiques de confidentialité et obligations légales de conservation.

7. Paximum

OtelX peut utiliser l’infrastructure Paximum pour accéder aux produits de voyage et aux services de réservation de prestataires tiers.

Lorsqu’une réservation est effectuée, les données relatives au client, aux voyageurs, aux coordonnées, au voyage et au passeport nécessaires à la création et à la transmission de la réservation au prestataire concerné peuvent être automatiquement transférées au système. Notre personnel ne saisit aucune donnée personnelle supplémentaire qui ne serait pas nécessaire à la fourniture du service demandé.

La base juridique de ce traitement est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. Les traitements limités nécessaires à la sécurité, à la détection des erreurs et au fonctionnement technique du système peuvent reposer sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

8. Tourmax et WOX Teknoloji

OtelX peut utiliser le logiciel Tourmax pour ses opérations internes et la gestion technique de ses processus. Tourmax est une plateforme de gestion d’agence proposée par WOX Teknoloji Yazılım Anonim Şirketi, une société établie en Turquie.

Aucune donnée relative aux réservations, aux voyageurs, aux passeports ou aux paiements n’est transmise à Tourmax.

Lors de l’utilisation technique du système, les données suivantes peuvent être traitées de manière limitée :

• Adresse IP,
• Date et heure de la connexion,
• Informations relatives au navigateur et à l’appareil,
• Informations relatives au système d’exploitation,
• Journaux techniques d’erreurs, d’accès et de sécurité.

Ce traitement vise à assurer la sécurité du système, le contrôle des accès et son bon fonctionnement technique. Sa base juridique est notre intérêt légitime à assurer un fonctionnement sécurisé et ordonné de notre activité conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

Lorsque des données sont traitées en Turquie ou transférées vers la Turquie, les articles 44 et suivants du RGPD relatifs aux transferts internationaux de données s’appliquent. Lorsque cela est nécessaire, les clauses contractuelles types de la Commission européenne et des mesures de sécurité complémentaires sont utilisées.

9. Traitement des paiements : PayPal et Stripe

Les paiements peuvent être effectués sur notre site par l’intermédiaire de PayPal et Stripe. Même lorsque les champs de paiement semblent intégrés à notre site, les données financières nécessaires au traitement du paiement sont directement transmises au prestataire de paiement que vous avez sélectionné.

OtelX ne consulte et ne conserve notamment pas :

• Le numéro complet de votre carte de crédit ou de débit,
• Le cryptogramme de sécurité de votre carte,
• Votre mot de passe PayPal,
• Vos identifiants de banque en ligne.

Les informations suivantes peuvent être communiquées à OtelX afin d’effectuer le paiement et de l’associer à votre réservation :

• Prénom et nom du payeur,
• Adresse e-mail ou informations de facturation,
• Montant et devise du paiement,
• Numéro de réservation ou de commande,
• Numéro de transaction de paiement,
• Statut du paiement : réussi, en attente ou refusé,
• Informations relatives aux remboursements, rétrofacturations ou litiges de paiement.

La base juridique du traitement du paiement est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. Les traitements destinés à prévenir la fraude et à garantir la sécurité peuvent reposer sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

Stripe peut utiliser des systèmes automatisés de prévention de la fraude, tels que Stripe Radar. Ces contrôles peuvent être réalisés par Stripe sous sa propre responsabilité et conformément à ses propres règles de confidentialité.

PayPal et Stripe peuvent agir en qualité de responsables de traitement indépendants pour certaines opérations. Nous vous recommandons donc également de consulter la politique de confidentialité du prestataire de paiement concerné.

10. WhatsApp Business

Lorsque vous nous contactez au moyen de WhatsApp Business, votre numéro de téléphone, vos informations de profil, le contenu de vos messages, les documents envoyés et les données de communication peuvent être traités par WhatsApp.

L’utilisation de WhatsApp Business est facultative. Nous vous recommandons de ne pas envoyer d’informations sensibles ou de documents de passeport par WhatsApp et d’utiliser, si possible, une méthode de communication plus sécurisée indiquée par nos soins pour transmettre les documents nécessaires.

Lorsque la communication concerne une réservation ou un contrat, la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. Les communications générales avec les clients reposent sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

En Europe, le service WhatsApp peut être fourni par WhatsApp Ireland Limited. Les traitements effectués par WhatsApp sont régis par sa propre politique de confidentialité. WhatsApp peut transférer des données vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.

11. Cloudflare

Nous pouvons utiliser les services de Cloudflare afin d’améliorer la sécurité et les performances de notre site et de le protéger contre le trafic malveillant et les cyberattaques.

Lors de l’utilisation de Cloudflare, les adresses IP, heures d’accès, pages consultées, informations relatives au navigateur et à l’appareil, événements de sécurité et journaux de connexion peuvent être traités.

La base juridique est notre intérêt légitime à protéger notre site conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

Lorsque Cloudflare traite des données en dehors de l’Espace économique européen, des mécanismes appropriés de transfert international de données sont appliqués.

12. Hébergement et prestataires techniques

Nous pouvons faire appel à des prestataires d’hébergement, de maintenance, de messagerie électronique, de stockage de données et de services informatiques pour assurer le fonctionnement de notre site et de notre infrastructure technique.

Dans la mesure nécessaire à la fourniture de leurs services, ces prestataires peuvent avoir accès aux adresses IP, coordonnées, données de réservation, journaux techniques ou correspondances avec les clients.

Lorsque cela est nécessaire, des contrats de sous-traitance sont conclus avec ces prestataires conformément à l’article 28 du RGPD. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat, et l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD pour garantir la sécurité du fonctionnement technique.

13. Cookies

Notre site peut utiliser des cookies et des technologies similaires strictement nécessaires à son fonctionnement.

Les cookies strictement nécessaires permettent d’assurer des fonctions essentielles telles que la sécurité du site, le maintien d’une session, la finalisation d’une réservation et l’enregistrement des préférences linguistiques ou de confidentialité. La base juridique est l’article 25, paragraphe 2 du TDDDG et, lorsque des données personnelles sont traitées, l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

Les cookies non nécessaires d’analyse, de publicité ou similaires ne peuvent être utilisés qu’avec votre consentement préalable. Dans ce cas, la base juridique est l’article 25, paragraphe 1 du TDDDG, conjointement avec l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD.

Des informations complémentaires figurent dans la Politique relative aux cookies publiée sur notre site. Lorsqu’un panneau de gestion des cookies est disponible, vous pouvez modifier vos préférences à tout moment.

14. Communications commerciales

OtelX n’envoie actuellement pas à ses clients de communications publicitaires ou promotionnelles en masse par e-mail, SMS ou WhatsApp.

Les confirmations de réservation, informations de paiement, modifications de vols ou d’hébergements, annulations, remboursements et communications importantes relatives au voyage ne constituent pas des messages commerciaux, mais des communications nécessaires à la fourniture du service demandé.

Si nous décidons à l’avenir d’envoyer des communications commerciales, nous recueillerons préalablement votre consentement lorsque celui-ci est requis et nous vous proposerons une méthode simple de désinscription.

15. Assurance voyage

OtelX ne vend actuellement aucune assurance voyage et n’agit pas comme intermédiaire pour la conclusion de contrats d’assurance voyage. Les données personnelles ne sont donc pas traitées ou transmises à des compagnies d’assurance à des fins de vente ou d’intermédiation d’assurances.

16. Catégories particulières de données personnelles

Nous ne traitons les catégories particulières de données personnelles, telles que les informations relatives à la santé, au handicap, à la mobilité réduite, aux allergies ou aux besoins d’assistance, que lorsque cela est nécessaire à la fourniture du service de voyage demandé.

Ces informations peuvent être transmises à la compagnie aérienne, à l’hôtel, à la société de transfert ou à un autre prestataire de voyage concerné afin de satisfaire votre demande.

Selon les circonstances, le traitement repose sur votre consentement explicite, sur la protection d’intérêts vitaux ou sur une autre base juridique applicable prévue à l’article 9 du RGPD. Veuillez ne pas transmettre d’informations relatives à votre santé si elles ne sont pas nécessaires à votre réservation.

17. Transferts en dehors de l’Espace économique européen

Lorsqu’un service de voyage est fourni dans un pays situé en dehors de l’Espace économique européen, il peut être nécessaire de transférer vos données personnelles à un hôtel, une compagnie aérienne, un voyagiste, une société de transfert ou un autre prestataire situé dans ce pays.

Certains pays peuvent ne pas offrir un niveau de protection des données équivalent à celui de l’Union européenne. Lorsque le transfert est nécessaire à l’exécution de votre réservation, l’article 49, paragraphe 1, point b) du RGPD peut s’appliquer.

Pour les transferts internationaux réguliers impliquant des prestataires techniques, les garanties suivantes peuvent notamment être utilisées :

• Décisions d’adéquation de la Commission européenne,
• Clauses contractuelles types,
• Cadre UE–États-Unis de protection des données,
• Mesures techniques et organisationnelles complémentaires.

18. Durée de conservation

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été recueillies.

En règle générale :

• Les données de réservation et contractuelles sont conservées jusqu’à l’exécution complète de la réservation et jusqu’à l’expiration des délais légaux de prescription applicables aux éventuelles réclamations.
• Les factures, justificatifs de paiement et documents comptables sont conservés pendant les durées légales prévues par le droit commercial et fiscal allemand.
• Les correspondances avec les clients sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour traiter la demande ou pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.
• Les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une durée limitée nécessaire aux enquêtes de sécurité et à l’analyse des erreurs.
• Les données traitées sur la base du consentement sont conservées jusqu’au retrait du consentement ou jusqu’à la disparition de la finalité du traitement.

En cas de litige en cours, d’enquête officielle ou d’obligation légale de conservation, les données concernées peuvent être conservées plus longtemps. Lorsque la finalité de conservation disparaît, les données sont supprimées, anonymisées ou leur traitement est limité.

19. Sécurité des données personnelles

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la modification et la divulgation.

Selon les circonstances, ces mesures peuvent notamment comprendre :

• La transmission chiffrée des données,
• Les contrôles d’accès et d’autorisation,
• Des pratiques sécurisées en matière de mots de passe,
• La journalisation des systèmes et des événements de sécurité,
• Des procédures de sauvegarde et de mise à jour,
• Des obligations de confidentialité applicables aux employés,
• L’évaluation des prestataires sous l’angle de la protection des données.

Toutefois, aucune transmission de données sur internet ne peut être garantie comme étant totalement sécurisée.

20. Décision automatisée et profilage

OtelX ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire. OtelX ne crée pas de profils de clients à des fins commerciales.

Les prestataires de paiement peuvent effectuer, sous leur propre responsabilité, des évaluations automatisées des risques, notamment afin de prévenir la fraude. Des informations concernant ces traitements figurent dans la politique de confidentialité du prestataire de paiement concerné.

21. Obligation de fournir des données personnelles

Vous n’êtes pas tenu de fournir des données personnelles liées à une réservation pour simplement consulter notre site.

Toutefois, certaines informations sont nécessaires pour effectuer une réservation. Il peut notamment s’agir de votre prénom, nom, coordonnées, informations de voyage et, lorsque la prestation l’exige, des informations figurant sur votre passeport ou votre pièce d’identité. Si vous ne fournissez pas les informations requises, nous pourrons être dans l’impossibilité d’effectuer la réservation ou de fournir le service demandé.

22. Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez notamment des droits suivants :

• Droit d’accès : vous pouvez demander si nous traitons vos données personnelles et obtenir des informations sur ce traitement.
• Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de données inexactes ou l’ajout de données manquantes.
• Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression de vos données lorsque les conditions légales sont remplies.
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement dans certaines circonstances.
• Droit à la portabilité des données : lorsque les conditions applicables sont remplies, vous pouvez recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point e) ou f) du RGPD.
• Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment avec effet pour l’avenir.
• Droit d’introduire une réclamation : si vous estimez que vos droits en matière de protection des données ont été violés, vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à [email protected]. Nous nous réservons le droit de demander des informations supplémentaires lorsque cela est nécessaire pour vérifier votre identité.

Les demandes sont traitées dans les délais prévus à l’article 12 du RGPD et sont, en principe, traitées gratuitement.

23. Informations particulières concernant votre droit d’opposition

Lorsque nous traitons vos données personnelles sur le fondement de nos intérêts légitimes conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, vous avez le droit de vous opposer à ce traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière.

À la suite de votre opposition, nous cesserons de traiter les données concernées, sauf si nous démontrons qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

24. Autorité de contrôle compétente

Otovia GmbH ayant son siège en Rhénanie-du-Nord–Westphalie, l’autorité de contrôle compétente est :

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen – LDI NRW

Kavalleriestraße 2–4

40213 Düsseldorf

Allemagne

Adresse postale :

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

Allemagne

Téléphone : +49 211 38424-0

E-mail :[email protected]

Site internet :www.ldi.nrw.de

Vous pouvez également vous adresser à une autre autorité de contrôle compétente située dans votre lieu de résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où l’infraction présumée s’est produite.

25. Sites internet de tiers

Notre site peut contenir des liens vers les sites d’hôtels, de compagnies aériennes, de voyagistes, de prestataires de paiement ou d’autres tiers.

L’exploitant du site tiers concerné est responsable du traitement des données personnelles effectué sur son site. Nous vous recommandons de consulter la politique de confidentialité du prestataire concerné avant d’utiliser son site.

La présence d’un lien sur le site de OtelX ne signifie pas que OtelX approuve l’ensemble des contenus ou pratiques de protection des données du tiers.

26. Données personnelles des enfants

Les données personnelles des enfants ne sont traitées que dans la mesure nécessaire à l’exécution d’une réservation et à la fourniture de la prestation de voyage demandée.

Toute personne effectuant une réservation pour un enfant doit disposer de l’autorité parentale, du droit de garde ou du pouvoir de représentation nécessaire. Les données personnelles des enfants ne sont pas utilisées à des fins commerciales ou de profilage.

27. Modification de la présente politique

La présente Politique de confidentialité et de protection des données personnelles peut être actualisée en cas de modification de nos services, des systèmes techniques utilisés ou de la législation applicable.

La version la plus récente sera publiée sur notre site. Lorsque cela est approprié, nous pourrons également vous informer séparément des modifications importantes.

Dernière mise à jour : 22.09.2026